ทำความรู้จัก 'Workflow' ระบบจัดการกระแสงาน

 Workflow ระบบจัดการกระแสงานที่จะช่วยให้องค์กรของคุณจัดการเอกสารได้อย่างรวดเร็ว โดยลดเวลาการทำงานถึง 80% พร้อมทั้งลดปริมาณเอกสารกระดาษ ตอบโจทย์การเป็นองค์กรดิจิทัล

เมื่อโลกเข้าสู่ยุคดิจิทัล องค์กรต่างต้องปรับตัวด้วยการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในกระบวนการทำงาน (Digital Transformation) เพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การเปลี่ยนจากการใช้เอกสารรูปแบบกระดาษมาเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการทำ Digital Transformation ทว่าผลสำรวจจากสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล พ.ศ.2563 กลับพบว่า หน่วยงานภาครัฐมากกว่าร้อยละ 90 ยังมีความจำเป็นที่จะต้องรับส่งเอกสารราชการแบบกระดาษควบคู่ไปกับแบบดิจิทัล เนื่องจากยังไม่มีนโยบายเรื่องประเภทของเอกสารที่ชัดเจน [1] 

ด้วยความเคยชิน เราอาจนึกไม่ถึงว่าการใช้กระดาษเป็นต้นเหตุสำคัญที่ทำให้กระบวนการดำเนินงานล่าช้าและไม่เป็นระบบ ซึ่งการเลือกใช้เอกสารกระดาษทำให้หลายองค์กรมักพบปัญหาเหล่านี้

• มีค่าใช้จ่ายจำนวนมาก เช่น ค่ากระดาษ ค่าเครื่องพิมพ์ ค่าหมึก ค่าเครื่องทำลายเอกสาร รวมถึงค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์

• แก้ไขและสืบค้นได้ยาก แถมยังใช้เวลานาน โดยเฉพาะในช่วงเวลาเร่งด่วน การแก้ไขและสืบค้นเอกสารอาจใช้เวลามากกว่าที่คิด ส่งผลให้การดำเนินงานขั้นต่อไปล่าช้าตามไปด้วย 

• ติดตามสถานะเอกสารได้ยาก ล่วงรู้ยากว่าเอกสารนั้น ๆ อยู่ในขั้นตอนใด หรืออยู่ในความรับผิดชอบของใคร 

• เกิดการชำรุดเสียหายได้ง่ายระหว่างดำเนินการ หรือผู้ดำเนินการอาจลืมหรือสับสนกับเอกสารส่วนอื่น ทำให้นำส่งเอกสารผิดพลาดได้

• หากมีข้อมูลจำนวนมาก การมีฝ่ายงานที่รับผิดชอบนำข้อมูลจากเอกสารกระดาษเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพียงฝ่ายเดียวก็มีโอกาสเกิดความผิดพลาดเช่นกัน

แต่ระบบ Workflow สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้

ระบบ Workflow พัฒนาโดย Storemesh เป็นระบบที่ทำให้กระบวนการจัดการเอกสารต่าง ๆ ขององค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้น ซึ่งจะสามารถแก้ไขปัญหาที่กล่าวไปข้างต้นได้ ด้วยราคาเริ่มต้นเพียง 500,000 บาท โดยองค์กรต้องเตรียมความพร้อมให้แก่บุคลากรและเวลาสำหรับเรียนรู้การทำงานของระบบ เพื่อยกระดับหน่วยงานให้ก้าวเข้าสู่องค์กรดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ

ระบบ Workflow มีคุณสมบัติอะไร? เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างไรบ้าง?

• ระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มที่องค์กรใช้ประจำได้อัตโนมัติ ซึ่งพนักงานสามารถกรอกข้อมูลและส่งเรื่องเข้าระบบได้ทันทีด้วยตนเอง ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเดินเรื่องเอกสาร การนำข้อมูลเข้าระบบจะไม่ใช่ภาระงานของฝ่ายหนึ่งฝ่ายเดียวอีกต่อไป และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นหากมีข้อมูลจำนวนมาก

• ระบบความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งสามารถป้องกันการสูญหาย แก้ไขและดัดแปลงจากบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง

• ระบบจะแสดงการแยกกระแสงานอย่างชัดเจน ทำให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมดว่ามีจำนวนเท่าใด อยู่ในความรับผิดชอบของใคร จึงสามารถสรุปผล เรียกดู และติดตามสถานะเอกสารได้ตลอดเวลา ช่วยให้วางแผนจัดการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และผู้บริหารสามารถแบ่งภาระงานให้กับพนักงานได้อย่างเหมาะสม

• การจัดการกระแสงานด้วยระบบ Workflow จะช่วยลดเวลาในการจัดการเอกสาร โดยจากผลการศึกษาระบบต้นแบบของหน่วยงานภาครัฐที่ทาง Storemesh จัดทำให้ พบว่า ช่วยลดเวลาจาก 30 นาที เหลือเพียง 5 นาทีเท่านั้น เรียกได้ว่าลดเวลาได้มากถึง 80% ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้รวดเร็ว และมีเวลาทำงานในส่วนที่สำคัญต่อองค์กรได้มากขึ้น 

• การใช้ระบบ Workflow ช่วยลดปริมาณการใช้เอกสารกระดาษ ส่งผลให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้

การใช้ระบบ Workflow นั้น ทำให้องค์กรมีกระบวนการทำงานที่ชัดเจนและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยข้อมูลที่เป็นระบบและเต็มไปด้วยความปลอดภัย ไม่ต้องเสียเวลากับกระดาษกองโตอีกต่อไป 

ถึงเวลาเปลี่ยนวิธีการจัดการเอกสารขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยระบบจัดการกระแสงาน ‘Workflow’ จาก Storemesh 

หากสนใจหรือต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดติดต่อ

อีเมล: contact@storemesh.com 

หมายเลขโทรศัพท์: 02-147-0789

อ้างอิง

[1] “รายงาน ผลสำรวจระดับความพร้อมรัฐบาลดิจิทัลหน่วยงานภาครัฐของประเทศไทย ประจำปี 2563.” [Online]. Available: https://www.dga.or.th/wp-content/uploads/2021/05/รายงานผลการสำรวจฯ-ระดับความพร้อมรัฐบาลดิจิทัล-ปี-2563-ภาษาไทย.pdf (accessed Nov. 01, 2022).

โดย : ภูษณิศา บุญเอนก

คลิกที่นี่เพื่อทำแบบทดสอบบทความ