หมดปัญหาเบิกจ่ายล่าช้า

Workflow ระบบจัดการกระแสงานที่จะช่วยให้องค์กรของคุณจัดการเอกสารได้อย่างรวดเร็ว อนุมัติการเบิกจ่ายงบประมาณได้เพิ่มขึ้นถึง 20 เรื่องต่อเดือน ไม่ต้องกังวลเรื่องความล่าช้าอีกต่อไป

ถึงแม้โลกกำลังดำเนินอยู่ในยุคดิจิทัล แต่หลายองค์กรกลับนำเทคโนโลยีไปปรับใช้ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ เช่น ยังใช้เอกสารกระดาษในการจัดเก็บข้อมูลสำคัญ ซึ่งเสี่ยงต่อการชำรุดสูญหาย และถ้าหากต้องมีการรับส่งเอกสารยังส่งผลให้กระบวนการล่าช้าเพราะสืบค้นติดตามได้ยาก

จากบทความของสำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) เปิดเผยว่า การจัดการของภาครัฐไทยยังไม่เท่าทันการเปลี่ยนแปลง เพราะเน้นให้ความสำคัญกับ ‘ความถูกต้องของกระบวนการ’ มากกว่า ‘ผลสัมฤทธิ์ของงาน’ ส่งผลให้การทำงานระหว่างหน่วยงานไม่เชื่อมโยงเป็นหนึ่งเดียวกัน เมื่อเปรียบเทียบกับต่างประเทศยังล่าช้าและไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนได้ [1]

อย่างไรก็ตาม ปัญหาความล่าช้าในการดำเนินงานไม่ได้เกิดจากโครงสร้างองค์กรเสมอไป แต่ขึ้นอยู่กับวิธีการทำงานของแต่ละองค์กรด้วย หากองค์กรของคุณยังคงใช้กระดาษในการรับส่งข้อมูลอยู่ แถมยังมีผู้เกี่ยวข้องในกระบวนการอีกจำนวนมาก ก็ทำให้การดำเนินงานเกิดความล่าช้าได้เช่นกัน

จากผลการศึกษาระบบต้นแบบของหน่วยงานภาครัฐที่ Storemesh จัดทำให้ พบว่า กระบวนการขออนุมัติงบประมาณของหน่วยงานดังกล่าวมีผู้รับผิดชอบทั้งสิ้นจำนวน 8 คน โดยจะขออนุมัติสำเร็จก็ต่อเมื่อผู้รับผิดชอบทุกฝ่ายเซ็นอนุมัติเอกสารเรียบร้อย ซึ่งจะต้องดำเนินตามลำดับขั้นของผู้รับผิดชอบทั้ง 8 คน หมายความว่า เจ้าหน้าที่จะต้องเดินเรื่องเอกสารให้กับผู้รับผิดชอบแต่ละคนตามลำดับ แต่ละคนใช้เวลาในการอนุมัติเอกสาร 5-10 วัน หรือถ้าหากผู้รับผิดชอบอยู่คนละพื้นที่ จะต้องใช้เวลาเพิ่มในการเดินทางส่งเอกสาร อีกทั้งถ้าหากเอกสารมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง จะต้องแก้ไขและดำเนินเรื่องขออนุมัติใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ผู้รับผิดชอบลำดับแรก ส่งผลให้กระบวนการดังกล่าวเกิดความล่าช้ายิ่งกว่าเดิม 

จากปัญหาข้างต้น สามารถสรุปได้ดังนี้

• การใช้กระดาษบันทึกข้อมูลทำให้มีเอกสารหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นใบขออนุมัติ ใบเบิกจ่าย ใบบันทึกสัญญา ใบข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ส่งผลให้ต้องมีอุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร เช่น ตู้ แฟ้ม ถาดใส่เอกสาร เพื่อแยกเอกสารให้เป็นระเบียบ องค์กรจึงต้องเสียค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับอุปกรณ์ดังกล่าว ต้องมีพื้นที่สำหรับจัดวางอุปกรณ์ อีกทั้งเจ้าหน้าที่ยังต้องเตรียมเวลาสำหรับค้นหา จัดเก็บ หรือจัดระเบียบเอกสารอีกด้วย

• หากเจ้าหน้าที่ทำงานผิดพลาดด้วยการจัดเก็บเอกสารผิดที่ การติดตามและค้นหาเอกสารจะใช้เวลานาน แถมยังมีโอกาสที่กระดาษจะเกิดการชำรุดและสูญหาย

• การอนุมัติงบประมาณมักมีผู้รับผิดชอบหลายฝ่ายและต้องดำเนินการเป็นลำดับขั้น ทำให้ใช้ระยะเวลานาน หากเอกสารผิดพลาดจะต้องดำเนินการแก้ไขใหม่ทั้งหมด ส่งผลให้เกิดความล่าช้ายิ่งกว่าเดิม โดยอาจใช้ระยะเวลาถึง 15 วัน หรืออาจมากกว่านั้น

หากคุณกำลังพบปัญหาเหล่านี้

ถึงเวลาเปลี่ยนมาใช้เอกสารดิจิทัลแทนกระดาษ

ลดเวลาดำเนินการ เพิ่มประสิทธิภาพของงานด้วย Workflow

ระบบ Workflow พัฒนาโดย Storemesh เป็นระบบจัดการกระแสงานที่ทำให้องค์กรเห็นภาพรวมในกระบวนการทำงานและสามารถดำเนินงานได้รวดเร็วขึ้น ด้วยราคาเริ่มต้นเพียง 500,000 บาท โดยองค์กรต้องเตรียมความพร้อมให้แก่บุคลากรและเวลาสำหรับเรียนรู้การทำงานของระบบ เพื่อยกระดับหน่วยงานให้ก้าวเข้าสู่องค์กรดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ 

จากบทความ ทำความรู้จัก ‘Workflow’ ระบบจัดการกระแสงาน ช่วยลดทั้งกระดาษ ลดทั้งเวลาการทำงาน ทำให้เราทราบว่าระบบ Workflow ช่วยให้องค์กรทำงานรวดเร็วขึ้นได้อย่างไร ซึ่งจริง ๆ แล้วระบบ Workflow จาก Storemesh ไม่ได้ช่วยเพียงจัดการเอกสารเท่านั้น แต่ยังสามารถสร้างกระแสงานและแสดงสถานะของงาน เพื่อให้หน่วยงานจัดเก็บข้อมูลไว้ในพื้นที่เดียวกันและบริหารข้อมูลได้สะดวกมากขึ้น โดยเฉพาะการทำงานที่มีลักษณะเป็นขั้นตอนและมีผู้รับผิดชอบหลายคนอย่างกระบวนการเบิกจ่ายงบประมาณ 

แล้วระบบ Workflow จะสร้างประโยชน์ให้องค์กรของคุณได้อย่างไรบ้าง?

• เมื่อเปลี่ยนจากการจัดเก็บข้อมูลด้วยกระดาษเป็นการบันทึกข้อมูลลงระบบ จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับกระดาษ

• ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ สามารถติดตามสถานะของเอกสารและผู้รับผิดชอบในกระบวนการนั้น ทำให้การตรวจสอบข้อมูลมีความโปร่งใส ติดตามงานได้ง่าย

• ระบบมีความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งสามารถป้องกันการสูญหาย แก้ไขและดัดแปลงจากบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง

• การใช้ระบบเข้ามาบริหารข้อมูลช่วยลดเวลาในขั้นตอนอนุมัติจาก 7-10 วัน เหลือเพียง 3-5 วันเท่านั้น ทำให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการเรื่องเบิกจ่ายได้เพิ่มขึ้นจาก 50 เรื่องเป็น 70 เรื่องต่อเดือน

การไม่มี Workflow ทำให้การดำเนินงานขาดความเป็นระบบ เพราะเอกสารและข้อมูลมีความกระจัดกระจาย ส่งผลให้ค้นหาและติดตามได้ยาก อีกทั้งยังล่าช้าเพราะการดำเนินงานมีขั้นตอนมากมาย ดังนั้น การใช้ระบบ Workflow จึงทำให้องค์กรมีกระบวนการทำงานที่ชัดเจนและดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยข้อมูลที่เป็นระบบและเต็มไปด้วยความปลอดภัย ไม่ต้องเสียเวลากับกระดาษกองโตอีกต่อไป 

ถึงเวลาเปลี่ยนวิธีการจัดการเอกสารขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยระบบจัดการกระแสงาน ‘Workflow’ จาก Storemesh 

หากสนใจหรือต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดติดต่อ

อีเมล: contact@storemesh.com 

หมายเลขโทรศัพท์: 02-147-0789

อ้างอิง

[1] “ข้าราชการไทยกับการขับเคลื่อนสู่ประเทศไทย 4.0.” https://www.ocsc.go.th/sites/default/files/attachment/page/civil_officer_th_4.0.pdf (accessed Nov. 09, 2022).

โดย : ภูษณิศา บุญเอนก

คลิกที่นี่เพื่อแบบทดสอบบทความ