ระบบ Workflow ช่วยจัดการเอกสาร ส่งต่องานเร็วขึ้น 80% ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล 

ระบบ Workflow ช่วยเปลี่ยนการจัดการเอกสารขององค์กรให้กลายเป็นเรื่องง่าย ให้คุณสามารถส่งต่องานและติดต่องานรวดเร็วขึ้น 80% ลดปริมาณการใช้กระดาษ และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูล 

ปัจจุบันองค์กรต่าง ๆ มีการเปลี่ยนระบบการทำงานด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาผลักดันองค์กรสู่โลกดิจิทัล หรือที่เราเรียกว่า Digital Transformation เพื่อสร้างระบบการทำงานให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาปรับรูปแบบการให้บริการแก่ลูกค้าหรือระบบการทำงานภายในองค์กร ให้สอดคล้องกับการทำงานในยุคปกติใหม่ (New Normal) ที่สามารถทำได้ทุกที่ ทุกเวลาโดยไม่จำเป็นต้องเข้ามาที่สำนักงาน

อย่างไรก็ตามผลสำรวจจากสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล พ.ศ. 2563 [1] พบว่า ร้อยละ 92.6 ของหน่วยงานภาครัฐยังคงมีความจำเป็นที่จะต้องรับ - ส่งเอกสารแบบกระดาษควบคู่กับแบบดิจิทัล ซึ่งกระบวนการที่ยังไม่เป็นดิจิทัลแบบเต็มรูปแบบนำมาสู่ปัญหาเรื่องความล่าช้าในการดำเนินงาน ในการขออนุมัติใด ๆ ต้องเผื่อเวลาในการรออนุมัติเอกสารเป็นสัปดาห์หรือบางองค์กรเป็นเดือน ไม่ต้องนึกถึงกรณีที่ต้องแก้ไขเอกสารเเละดำเนินการขออนุมัติใหม่ซึ่งจะทำให้เสียเวลายิ่งกว่าเดิม นอกจากจะเกิดความล่าช้าในการดำเนินงานแล้ว การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษยังทำให้เกิดความล่าช้าในการสืบค้นเมื่อต้องการทันทีเช่นกัน บางครั้งอาจจะชำรุดหรือสูญหายได้ และมีค่าใช้จ่ายในการทำเอกสาร เช่น ค่ากระดาษ ค่าหมึก อีกทั้งยังก่อให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อน ภาระงานไปตกที่พนักงานตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง เช่น พนักงานต้องกรอกข้อมูลบนเอกสารจากฝ่ายอื่น ๆ ลงใน Excel อีกครั้ง ซึ่งมีโอกาสผิดพลาดหากมีข้อมูลจำนวนมาก

Storemesh ในฐานะองค์กรที่มุ่งช่วยเหลือให้หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนก้าวเข้าสู่องค์กรดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ จึงมีบริการพัฒนา ระบบ Workflow เป็นระบบที่ช่วยให้กระบวนการจัดการเอกสารต่าง ๆ ขององค์กรรวดเร็วขึ้น โดยกำหนดขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน ในราคาเริ่มต้น 500,000 บาท โดยที่องค์กรต้องเตรียมพร้อมด้านบุคลากรและเวลาเพื่อเรียนรู้การทำงานของระบบ เป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียว แต่เป็นประโยชน์ให้กับองค์กรในระยะยาว

ระบบ Workflow ของเราจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาการทำงาน เพราะระบบสามารถสร้างแบบฟอร์มที่องค์กรใช้ประจำได้อัตโนมัติ สามารถกรอกข้อมูลและส่งเรื่องเข้าระบบได้ทันที โดยที่พนักงานไม่ต้องเสียเวลาเดินเอกสารเพื่อขออนุมัติจนถึงขั้นตอนสุดท้าย อีกทั้งยังช่วยให้ภาระงานไม่ไปตกที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งที่ต้องเป็นผู้บันทึกข้อมูลเข้าระบบ ป้องกันข้อผิดพลาดหากข้อมูลมีจำนวนมาก และทำให้กระบวนการทำงานคล่องตัวและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ที่ผ่านมา Storemesh มีประสบการณ์ร่วมศึกษาวิจัยพัฒนาระบบ Workflow ให้กับงานงบประมาณโครงการบริการสังคม คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์และการผังเมือง มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ พบว่าสามารถลดเวลาการทำงานจาก 30 นาที เหลือเพียง 5 นาทีเท่านั้น เรียกได้ว่าช่วยลดเวลาได้ถึง 80% [2] 

ระบบ Workflow ยังช่วยลดค่าใช้จ่าย เพราะเอกสารจะถูกจัดเก็บในระบบแทนการทำงานแบบเดิมที่ต้องใช้กระดาษเพื่อยื่นเรื่องขออนุมัติ ซึ่งการจัดเก็บเอกสารในระบบนั้นช่วยให้คุณหมดกังวลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล เอกสารจะไม่สูญหายในระหว่างที่รอการอนุมัติ รวมทั้งสามารถสรุปผลและเรียกดูเอกสารได้ทันที จากบทความวิจัยเกี่ยวกับการเปลี่ยนผ่านทางดิจิทัลขององค์กรภาครัฐเพื่อยกระดับความสามารถทางการแข่งขันของประเทศไทย [3] ระบุว่าหากในองค์กรใช้ระบบดิจิทัลจะสามารถลดปริมาณเอกสารได้ถึง 85%

นอกจากนี้ระบบ Workflow ยังทำให้ผู้ใช้สามารถติดตามสถานะการอนุมัติเอกสารได้ตลอดเวลา ทราบว่าเอกสารตอนนี้อยู่ในอำนาจความรับผิดชอบของผู้บริหารหรือเจ้าหน้าที่ท่านใด เพราะระบบจะแยกกระแสงาน (flow) การทำงานชัดเจน เห็นภาพรวมปริมาณงานในความรับผิดชอบของตน ช่วยให้วางแผนจัดการงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้งช่วยผู้บริหารให้สามารถจัดสรรภาระงานแก่ทีมได้อย่างเหมาะสม

ถึงเวลาเปลี่ยนระบบการจัดการเอกสารขององค์กรให้มีประสิทธิภาพด้วยระบบ Workflow จาก Storemesh สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมติดต่อ

เว็บไซต์: https://www.storemesh.com/

อีเมล: contact@storemesh.com 

หมายเลขโทรศัพท์: 02-147-0789

เอกสารอ้างอิง

[1] “รายงาน ผลสำรวจระดับความพร้อมรัฐบาลดิจิทัลหน่วยงานภาครัฐของประเทศไทย ประจำปี 2563” [Online]. Available: https://www.dga.or.th/wp-content/uploads/2021/05/%E0%B8%A3%E0%B8%B2%E0%B8%A2%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%9C%E0%B8%A5%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%A3%E0%B8%A7%E0%B8%88%E0%B8%AF-%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%94%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%9E%E0%B8%A3%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%A1%E0%B8%A3%E0%B8%B1%E0%B8%90%E0%B8%9A%E0%B8%B2%E0%B8%A5%E0%B8%94%E0%B8%B4%E0%B8%88%E0%B8%B4%E0%B8%97%E0%B8%B1%E0%B8%A5-%E0%B8%9B%E0%B8%B5-2563-%E0%B8%A0%E0%B8%B2%E0%B8%A9%E0%B8%B2%E0%B9%84%E0%B8%97%E0%B8%A2.pdf. [Accessed: Jun. 28, 2022]

[2] W. Limprasert, “SSP workflow: ระบบบริหารงานงบประมาณโครงการบริการสังคม,” Aug. 02, 2020. [Online]. Available: https://www.youtube.com/watch?v=mA01uGHW9UE. [Accessed: Jul. 01, 2022]

[3] “การเปลี่ยนผ่านทางดิจิทัลขององค์กรภาครัฐเพื่อยกระดับความสามารถทางการแข่งขันของประเทศไทย” [Online]. Available: https://so04.tci-thaijo.org/index.php/stou-sms-pr/article/download/240133/166300/847531. [Accessed: Jun. 28, 2022]